UmrahManager
Voor Umrah- & Hajj-bureaus

Run je bureau
zonder chaos.

Aanmeldingen, klanten, reizen, paspoorten en betalingen in één systeem — met een eigen portaal voor elke pelgrim. Weg met Excel- en WhatsApp-chaos.

Voorbeeld
voorbeeld-reizen.umrahmanager.app / dashboard

Dashboard

2
VR

Probeer het zelf — open een reis of klant:

Woensdag 17 juni

Assalamoe 'alaikoem, Bilal

in jouw dashboard

Cijfers — deze maand

Reizen deze periode

3

48 deelnemers totaal

Omzet

€ 45.200

voldaan

Kosten

€ 12.800

ingevoerd

Marge

€ 32.400

€ 675/persoon

Aankomende reizen

Bekijk alles →
UMRAH

Ramadan 2027

Vertrek 12 mrt 2027
12 / 20 klanten
HAJJ

Hajj 2027

Vertrek 24 mei 2027
18 / 40 klanten

Alle namen, klanten en gegevens op deze site zijn fictief — puur ter illustratie.

Voor & na

Hoe doe jij dit nu — en hoe straks met UmrahManager?

De dagelijkse frustraties uit je praktijk. Klik open wat jij herkent.

Excel + WhatsApp
~10 min × 30 klanten = 5 uur
  1. 1's Avonds laat WhatsApp openen
  2. 2Zelfde uitleg typen die je vorige week typte
  3. 3Of een YouTube-link sturen
  4. 4Volgende klant stelt morgen dezelfde vraag
UmrahManager
jouw aandacht: 0

Vraag maar raak

Typ je vraag — antwoord komt direct uit jullie eigen kennisbank. Bij twijfel sturen we 'm door naar de juiste collega.

Jij vroeg

Hoe doe ik tawaf? En vanaf welke hoek begin ik?

Antwoord

Je begint bij de hoek met de zwarte steen (Hajar al-Aswad), met de Kaaba aan je linkerhand. Maak 7 rondes met de klok mee.

Voorbeeld klantkaart

Zo ziet één klant eruit in jouw dashboard.

Geen losse mappen of tabbladen meer — alles wat je per klant bijhoudt, op één kaart.

voorbeeld-reizen.umrahmanager.app / klanten / ahmed-benali

← Terug naar klanten

3
VR
AB

Ahmed Benali

Geboekt

Toegevoegd op 12 mei 2026

Bewerk gegevens
Bevestig pakket
StageGeboekt
Portaal-uitnodiging
Verwijder

Recente activiteit

Live

  • Paspoortscan geüpload

    2 uur

  • Pakket bevestigd — Premium Umrah

    gisteren

  • Vraag automatisch beantwoord

    2 dgn

  • Eerste keer ingelogd in portaal

    3 dgn

Checklist

7 / 11 klaar

  • Paspoortnummer

  • Paspoort geldigheid

  • Paspoortscan geupload

  • Visum

    Aangevraagd · wacht op beslissing

  • Gekoppeld aan een reis

  • Volledig betaald

  • Vluchtticket

    Volgt 14 dgn voor vertrek

  • Kamerindeling

    Nog geen kamer toegewezen

  • Noodcontact

  • Medisch rapport

    Optioneel — alleen bij bijzonderheden

  • Vaccinatie

    ACWY-bewijs geüpload

Contactgegevens

E-mail

ahmed.benali@gmail.com

Telefoon

06 12 34 56 78

Nationaliteit

Marokkaanse

Adres

Sportlaan 22

3851 CD Ermelo

Persoonlijk

Geslacht

Man

Geboortedatum

14 maart 1992

Paspoort

NXX847362

Geldig tot 22 nov 2030

Pakket & factuur

Premium Umrah 10 dgn

Bevestigd op 12 mei 2026

€ 2.450,00

  • KAMER2-persoonskamer+ € 200,00
  • MAALTIJDHalf-pension+ € 150,00

Factuur 2026-0006

€ 2.450,00

Voldaan

Aanmelding

Contact-toestemming

Ja, mag telefonisch of per mail

Voorkeursmoment

Liefst 's avonds na 19:00

Voorwaarden geaccepteerd

12 mei 2026

Noodcontact

Naam

Aisha Bouchikhi

Echtgenote

Telefoon

06 21 88 44 90

Visum

Aangevraagd

Dieet & allergieën

Lactose-intolerant — graag plantaardige melk bij ontbijt.

Gezinsleden

  • AB

    Aisha Bouchikhi

    Echtgenote

    Zelfde reis
  • IB

    Ibrahim Benali

    Zoon · 8 jaar

    Zelfde reis

Voorkeuren

Kamervoorkeur

2-persoonskamer

Stoelvoorkeur

Bij het gangpad

Eerder geweest

Ja, in 2019

Rolstoel nodig

Nee

Documenten

  • paspoort-ahmed.pdf

    2.1 MB · 12 mei

  • acwy-vaccinatie.jpg

    480 KB · 14 mei

  • visum-aanvraag.pdf

    1.4 MB · 15 mei

  • Vluchtticket

    volgt 14 dgn voor vertrek

Interne notities

Alleen voor staff — klant ziet deze niet.

  • Wil graag kamer naast Aisha — geregeld via rooming.

    Moustafa · 14 mei

  • Eerste umrah, vroeg om extra uitleg over ihram. Stuur ritueel-video.

    Moustafa · 12 mei

Vragen van klant

  • waar is mijn hotel?

    Automatisch beantwoord5 uur geleden

  • hoeveel km van mijn hotel tot masjid nabawi

    Automatisch beantwoordgisteren

  • hoe doe ik tawaf

    Automatisch beantwoordgisteren

Mailgeschiedenis

  • Welkom + portaal-link

    12 mei

    Welkom bij ons — log in op je portaal

  • Factuur verzonden

    12 mei

    Je factuur voor Umrah Juli 2026

  • Aanbetaling ontvangen

    17 mei

    Bedankt — aanbetaling ontvangen

Reizen & Boekingen

UMRAH

Umrah Juli 2026

10 jul 2026 — 17 jul 2026

Betaling

Betaald

€ 2.450 / € 2.450

Betaalschema

Aanbetaling (25%)

Vervalt 25 mei 2026

€ 612,50

Betaald ✓

Restbedrag

Vervalt 10 jun 2026

€ 1.837,50

Betaald ✓

Nog geen kamer toegewezen
  • Personalia, paspoort & geldigheid
  • Visum-status live bijgehouden
  • Betalingen, termijnen & facturen
  • Pakket & gekozen opties (kamer, maaltijd, vervoer)
  • Documenten — paspoortscan, vaccinatie & visum
  • Klaar-voor-vertrek checklist per klant
  • Gezinsleden aan elkaar gekoppeld
  • Noodcontact, dieet & allergieën
  • Voorkeuren — kamer, stoel, rolstoel
  • Recente activiteit live: uploads, betalingen, logins
  • Interne notities voor je team (klant ziet ze niet)
  • Klantvragen 24/7 automatisch beantwoord
  • Volledige mailgeschiedenis per klant
  • Gekoppelde reizen met betaalschema

De andere kant

Dit krijgt jouw klant te zien.

Jouw klanten krijgen een eigen portaal met jouw logo en kleuren — vier momenten in hun reis, op één plek.

1. Aanmelden

Klant vult formulier in

Gestructureerd intake-formulier — paspoort, voorkeuren, contactgegevens. Geen losse WhatsApp-berichtjes meer.

9:41
VR

Voorbeeld Reizen

Klantportaal

Wie ben je?

Voornaam *

Aisha

Achternaam *

El Amrani

E-mail *

aisha@email.nl

Telefoon *

06 12 34 56 78

Contact

Mogen we telefonisch of per mail contact opnemen?

Ja
Nee
Dat is alles wat we nu nodig hebben. De rest mag je later in alle rust via je portaal invullen, in shaa Allah.
Aanvullende gegevens (optioneel)+ openen
Ik heb de voorwaarden van Voorbeeld Reizen gelezen en ga ermee akkoord. *

2. Boeken & betalen

Klant kiest pakket, krijgt factuur

Klant stelt zelf pakket samen met add-ons (Mekka-hotel, extra bagage, etc.). Factuur automatisch gemaild, IBAN-betaling.

9:41
VR

Voorbeeld Reizen

Klantportaal

Welke reis?

Ramadan 2027

12 maart — 26 maart 2027

Hotel Hyatt · Dar Al Eiman

vanaf

€ 2.250

Stel je pakket samen

Kamer

Kies één

Vierpersoonskamer

inbegrepen

Tweepersoonskamer

+€ 600

Vervoer

Optioneel

Privé-bus naar luchthaven

+€ 150

Totaal

€ 2.400

Aanbetaling 25%: € 600

3. Klantportaal

Een eigen mini-app voor je klant

Klik rond — dit is het échte portaal

Eigen branded portaal met jouw logo en kleuren — een reis-companion die klanten direct laat voelen dat dit bureau het op orde heeft.

  • Aftellen naar vertrek + volledige reisinfo (hotels, vluchten, gate, kamer)
  • Pakket zelf samenstellen met add-ons — en de factuur online betalen
  • Paspoort & documenten uploaden, automatisch in jouw dashboard
  • Visum-status live volgen
  • Betaalstatus en termijnen helder in beeld
  • Afvinkbare paklijst + dagprogramma dag-voor-dag
  • Du'a's, talbiyah, rituelen én praktische reisinfo op één plek
  • Eigen intentie en du'a-verzoeken privé bijhouden
  • Reisbundel + bagage-QR-label printen voor onderweg
  • Directe lijn naar de begeleider via WhatsApp
  • 24/7 vragen beantwoord uit jouw kennisbank
  • Kunnen anoniem vragen stellen (gevoelige vragen)
9:41

Assalamoe ‘alaikoem, Aisha

Je portaal bij Voorbeeld Reizen.

Welkom Aisha, in sha Allah wordt jullie reis een gezegende ervaring. Wij zijn er voor al je vragen.

— Voorbeeld Reizen

57

dagen tot vertrek

Ramadan 2027 · 12 maart

Wat wil je doen?

Jouw begeleider

Ustadh Omar

Stuur een WhatsApp-bericht

Klaar voor vertrek

4 / 6 klaar

Paspoortnummer

Paspoortscan geüpload

Visum

Aangevraagd · wacht op beslissing

Noodcontact

Kamerindeling

Volledig betaald

Restbedrag vóór 1 maart

4. Vragen stellen

Slimme assistent of jouw team

Simpele vragen worden direct beantwoord uit jouw kennisbank. Persoonlijke vragen komen bij jouw team binnen — geen WhatsApp-overload meer.

9:41
VR

Voorbeeld Reizen

Klantportaal

AE

Vraag maar raak

Typ je vraag — antwoord komt direct. Bij twijfel sturen we 'm door naar de juiste collega.

Bijv. Wat zit er in mijn hotelkamer? Of: Hoe doe ik tawaf?

Max 10 vragen per uur.

Jouw eerdere vragen

Hoeveel km van mijn hotel naar Haram?

Antwoord1d geleden

Hotel Hyatt ligt ~280 m van de Masjid al-Haram, in sha Allah. Te voet in ~5 min.

Wat moet ik aantrekken in ihram?

Bureau heeft geantwoord2d geleden

Klantportaal werkt op desktop, tablet en mobiel.

Eén systeem

UmrahManager vervangt je hele stack

Wat je nu gebruikt

  • Excel-sheets
  • WhatsApp-groepen
  • Word-facturen
  • Google Drive-mappen
  • Losse e-mails
  • Papieren paklijsten

UmrahManager

Eén systeem dat dit allemaal vervangt

Eén login, één overzicht, alles bij elkaar — voor jou én je klanten.

Klanten & CRM

Alles over één klant op één plek: paspoort, betalingen, documenten en familie.

Reizen & pakketten

Hotels, vluchten, dagprogramma en pakketten — alles per reis op één plek.

Visum & documenten

Status per klant, auto-mail bij goedkeuring, scans veilig versleuteld.

Rooming & reisdocumenten

Kamers ingedeeld; manifest, dossier en hotellijst altijd bij je — in de app én als print voor onderweg.

Betalingen & facturen

Facturen en herinneringen op de automatische piloot — BTW-correct en klaar voor je boekhouding.

Slimme assistent & inbox

Klantvragen 24/7 beantwoord uit jouw kennisbank; de rest in één inbox.

Inzicht & cijfers

Omzet, kosten en marge per reis — plus wat nu je actie vraagt.

E-mail op de automatische piloot

Herinneringen, aftellen én retention-mails — werkt terwijl je slaapt.

Verkoop & pipeline

Van geïnteresseerd naar geboekt — elke lead overzichtelijk in je pipeline.

Volledig jouw merk

Jouw logo, kleuren én eigen subdomein. Facturen en mails gaan uit in jouw naam — niet de onze.

Slim QR-bagagelabel

Raakt een koffer zoek, dan brengt een scan ’m via jouw bureau terug naar het hotel. Iets wat Excel nooit kan.

Veilig & AVG-proof

EU-hosting, versleutelde paspoorten, audit-log. Data van elk bureau strikt gescheiden.

Rust voor jou.
Vertrouwen voor je klanten.

Geen losse tools meer. Geen kwijtgeraakte paspoorten. Geen seizoenspaniek. Eén overzichtelijke plek — voor jou én je pelgrims.

Voor jou

Excel-stress weg, avonden terug

Geen WhatsApp-uitleg meer 's avonds laat. Geen vergeten paspoorten. Geen seizoens-paniek. Alles overzichtelijk in jouw dashboard.

Voor je klanten

Geen onzekerheid, alleen voorbereiding

Eigen portaal met alle reis-info. Antwoorden zonder wachten. Paklijst, paspoort, betaling — op één rustig overzicht. Klanten voelen vanaf dag één: dit bureau heeft het op orde.

Lichter werk voor jou. Geruster voor je klanten — in shaa Allah.

Van de oprichter

Jouw bureau zorgt voor de belangrijkste reis in iemands leven. Je software hoort daarbij te passen.

Geen verkoop-team. Geen targets. Mijn directe nummer en mijn volledige aandacht — zolang ik nog plek heb.

M

Mazin

Oprichter · UmrahManager

Plan een 15-min gesprek

Veiligheid & vertrouwen

Gebouwd met jouw klanten in gedachten

Paspoort-data versleuteld

Documenten in een privé Storage-bucket met versleuteling. Alleen jij en de klant kunnen erbij.

GDPR-compliant

EU-hosting (Frankfurt), audit-log op gevoelige acties, klant-data scheidbaar per agency.

Gebouwd door een broeder

Iemand uit dezelfde gemeenschap als jij. Snapt het werk, deelt de waarden — geen corporate tech-team.

Klaar voor je volgende seizoen?

30 dagen gratis proberen. We helpen je om je bureau live te krijgen.

Start gratis 30 dagen →Plan eerst een gesprek

Geen betaalkaart nodig · Reageert binnen een paar uur