UmrahManager
Voor Umrah- & Hajj-bureaus in Nederland

Run je bureau
zonder chaos.

Klanten, reizen, paspoorten, betalingen en marketing — op één plek.

Het voorbeeld past zich live aan

Voorbeeld klantkaart

Wat UmrahManager per klant bijhoudt.

Scroll binnen het scherm om alles te zien

al-hidayah-reizen.umrahmanager.app / klanten / mazin-farhan

← Terug naar klanten

3
AR
MF

Mazin Farhan

Geboekt

Toegevoegd op 12 mei 2026

Bewerk
StageGeboekt
Archiveer
Portaal
Verwijder

Checklist

7 / 11 klaar

  • Paspoortnummer

  • Paspoort geldigheid

  • Paspoortscan geupload

  • Visum

    Aangevraagd · wacht op beslissing

  • Gekoppeld aan een reis

  • Volledig betaald

  • Vluchtticket

    Volgt 14 dgn voor vertrek

  • Kamerindeling

    Nog geen kamer toegewezen

  • Noodcontact

  • Medisch rapport

    Optioneel — alleen bij bijzonderheden

  • Vaccinatie

    ACWY-bewijs geüpload

Contactgegevens

E-mail

m.farhan@email.nl

Telefoon

06 12 34 56 78

Nationaliteit

Nederlandse

Adres

Sportlaan 22

3851 CD Ermelo

Persoonlijk

Geslacht

Man

Geboortedatum

14 maart 1992

Paspoort

NXX847362

Geldig tot 22 nov 2030

Pakket & factuur

Premium Umrah 10 dgn

Bevestigd op 12 mei 2026

€ 2.450,00

  • KAMER2-persoonskamer+ € 200,00
  • MAALTIJDHalf-pension+ € 150,00

Factuur 2026-0006

€ 2.450,00

Voldaan

Aanmelding

Voorwaarden geaccepteerd

12 mei 2026

Visum

Aangevraagd

Gezinsleden

  • AB

    Aisha Bouchikhi

    Echtgenote

    Zelfde reis
  • IF

    Ibrahim Farhan

    Zoon · 8 jaar

    Zelfde reis

Documenten

  • paspoort-mazin.pdf

    2.1 MB · 12 mei

  • acwy-vaccinatie.jpg

    480 KB · 14 mei

  • visum-aanvraag.pdf

    1.4 MB · 15 mei

  • Vluchtticket

    volgt 14 dgn voor vertrek

Interne notities

Alleen voor staff — klant ziet deze niet.

  • Wil graag kamer naast Aisha — geregeld via rooming.

    Moustafa · 14 mei

  • Eerste umrah, vroeg om extra uitleg over ihram. Stuur ritueel-video.

    Moustafa · 12 mei

Vragen van klant

  • waar is mijn hotel?

    Automatisch beantwoord5 uur geleden

  • hoeveel km van mijn hotel tot masjid nabawi

    Automatisch beantwoordgisteren

  • hoe doe ik tawaf

    Automatisch beantwoordgisteren

Mailgeschiedenis

  • Welkom + portaal-link

    12 mei

    Welkom bij ons — log in op je portaal

  • Factuur verzonden

    12 mei

    Je factuur voor Umrah Juli 2026

  • Aanbetaling ontvangen

    17 mei

    Bedankt — aanbetaling ontvangen

Reizen & Boekingen

UMRAH

Umrah Juli 2026

10 jul 2026 — 17 jul 2026

Betaling

Betaald

€ 2.450 / € 2.450

Betaalschema

Aanbetaling (25%)

Vervalt 25 mei 2026

€ 612,50

Betaald ✓

Restbedrag

Vervalt 10 jun 2026

€ 1.837,50

Betaald ✓

Nog geen kamer toegewezen

Voor & na

Hoe doet Al-Hidayah Reizen dit nu — en hoe straks met UmrahManager?

Acht scenario's uit je dagelijkse praktijk. Scroll erdoorheen.

1

"Hoe doe ik tawaf?" voor de 100ste keer

Excel + WhatsApp
~10 min × 30 klanten = 5 uur
  1. 1's Avonds laat WhatsApp openen
  2. 2Zelfde uitleg typen die je vorige week typte
  3. 3Of een YouTube-link sturen
  4. 4Volgende klant stelt morgen dezelfde vraag
UmrahManager
jouw aandacht: 0

Klant stelt een vraag

Antwoord komt direct uit jullie eigen kennisbank

AE

Hoe doe ik tawaf? En vanaf welke hoek begin ik?

Je begint tawaf bij de hoek met de zwarte steen (Hajar al-Aswad), met de Kaaba aan je linkerhand. Maak 7 rondes met de klok mee. In sha Allah komt het goed.

Direct beantwoord

2

Wie heeft nog niet aanbetaald?

Excel + WhatsApp
~20 min
  1. 1Filter op betaalkolom
  2. 2Sorteer op datum
  3. 3Som van openstaande bedragen handmatig
  4. 4Iedereen apart mailen of bellen
UmrahManager
automatisch

Betalingen-overzicht

Alle klanten + status, op één plek

AB

Aisha Bouchikhi

Volledig voldaan

€ 2.450

Voldaan
YB

Yusuf Benali

4 dgn te laat

€ 712,50

Te laat
KB

Khalid Bouazza

Vervalt 25 mei

€ 612,50

Open
FH

Fatima Haddad

Voldaan vandaag

€ 2.137,50

Voldaan

+ Automatische herinneringen (7 dgn / 1 dag / vervaldag · alert naar jou bij overdue)

3

Paspoort van Aisha vinden

Excel + WhatsApp
~8 min
  1. 15 tabbladen openen
  2. 2Ctrl+F door 200 regels
  3. 3Welke is de laatste versie?
  4. 4Bellen met collega om te checken
UmrahManager
~10 sec
AE

Aisha El Amrani

Klant · Ramadan 2027

Paspoort

Geldig

Nummer

NX1234567

Vervalt

14 nov 2029

scan-aisha.pdf

2.1 MB

Visum in aanvraag

Sinds 3 dagen · gemiddelde doorlooptijd 7 dgn

4

Visum-status van 30 klanten tracken

Excel + WhatsApp
~30 min per week
  1. 1Per klant handmatig kolom invullen
  2. 2Saudi-portaal afgaan om te checken
  3. 3Klanten zelf bellen voor update
  4. 4Wie kreeg al een mail, wie niet?
UmrahManager
dashboard-overzicht

Visum-status per klant

Auto-update zodra Saudi reageert

AB

Aisha Bouchikhi

2 dgn geleden

Goed
MF

Mazin Farhan

5 dgn geleden

Wacht
YB

Yusuf Benali

3 dgn geleden

Wacht
KB

Khalid Bouazza

1 wk geleden

Goed
FH

Fatima Haddad

gisteren geleden

Afgewezen
Klant krijgt auto-mail bij goedkeuring
5

Kamerverdeling regelen voor hotel

Excel + WhatsApp
~4 uur per reis
  1. 1VLOOKUP-sheet met namen + voorkeuren
  2. 2Familie- en stellengroepjes uitvogelen
  3. 3Allergieën handmatig matchen
  4. 4Lijst uitprinten voor het hotel + checken
UmrahManager
~20 min per reis

Kamerverdeling

12 / 14 ingedeeld

301

Twin

AEAisha El Amrani
FHFatima Haddad

302

Triple

YBYusuf Benali
KBKhalid Bouazza
ODOmar Driss

303

Quad

EIFamilie El Idrissi
PDF voor hotel + reisleider in 1 klik
6

Familie-groep bij elkaar houden op reis

Excel + WhatsApp
~2 uur per reis
  1. 1Losse Excel-regels per familielid
  2. 2Onthouden wie bij welk gezin hoort
  3. 3Handmatig kamers naast elkaar boeken
  4. 4Reisleider belt: "wie hoort bij wie?"
UmrahManager
voor altijd geregeld

Familie Farhan

4 personen · zelfde reis Ramadan 2027

MF

Mazin Farhan

Vader · 34 jr

Hoofdklant
AB

Aisha Bouchikhi

Echtgenote · 31 jr

IF

Ibrahim Farhan

Zoon · 8 jr

LF

Layla Farhan

Dochter · 5 jr

Eén overzicht: wie bij wie hoort
7

Factuur sturen na boeking

Excel + WhatsApp
~15 min
  1. 1Word-template kopiëren
  2. 2Bedragen invullen + BTW berekenen
  3. 3PDF maken
  4. 4Mailen + bijhouden in spreadsheet
UmrahManager
0 min (klant doet 't)

Automatisch · in seconden

Klant kiest pakket
Factuur opgemaakt
Mail verstuurd
Voldaan

Factuur

2026-0042

Voldaan
Pakket Premium€ 2.850,00
+ 5-sterren Mekka-hotelincl.
+ Bus naar Medinaincl.
Totaal€ 2.850,00
Aanbetaling (25%)€ 712,50 voldaan ✓
Restbedrag€ 2.137,50 · 10 feb

Automatisch verstuurd naar klant

Met IBAN, BTW-compliant, onder jouw bureau-naam

8

Vlak vóór vertrek: paklijst-vragen

Excel + WhatsApp
~3 uur die week
  1. 130 klanten sturen "wat moet ik meenemen?"
  2. 230× dezelfde paklijst typen of doorsturen
  3. 3Iemand mist een bericht
  4. 4Klant komt op luchthaven zonder ihram-doek
UmrahManager
klant vinkt zelf af

Wat neem je mee?

Klant vinkt af op zijn eigen portaal

Voortgang

9 / 15 ingepakt

📄Essentieel

  • Paspoort + 2 kopieën
  • Visum-print of -kaart
  • Wat contant SAR-geld

+ 4 meer categorieën: kleding, medisch, spiritueel, praktisch

De andere kant

Dit krijgt jouw klant te zien.

Klanten van Al-Hidayah Reizen krijgen een eigen portaal met jouw logo en kleuren — vier momenten in hun reis, op één plek.

1. Aanmelden

Klant vult formulier in

Gestructureerd intake-formulier — paspoort, voorkeuren, contactgegevens. Geen losse WhatsApp-berichtjes meer.

9:41
AR

Al-Hidayah Reizen

Klantportaal

Aanmelden

Welkom bij
Al-Hidayah Reizen

Vul je gegevens in. Dit duurt ongeveer 2 minuten.

Voortgang

2 van 4

Stap 1 · Jouw gegevens

Klaar

Voornaam

Aisha

Achternaam

El Amrani

E-mailadres

aisha@email.nl

Telefoon

06 12 34 56 78

Geboortedatum

14 maart 1992

Adres

Sportlaan 22, Ermelo

Stap 2 · Paspoort

Bezig

Paspoortnummer

NXX847362

Geldig tot

22 nov 2030

Nationaliteit

Nederlandse

Paspoortscan

Foto uploaden

Stap 3 · Reisgenoten

Volgt

Voeg gezinsleden of reisgenoten toe — dan houden we ze automatisch bij elkaar.

Stap 4 · Voorkeuren

Volgt

Kamerwens, eet-voorkeuren, bijzonderheden — zodat het bureau het meteen weet.

Je gegevens zijn versleuteld opgeslagen.

2. Boeken & betalen

Klant kiest pakket, krijgt factuur

Klant stelt zelf pakket samen met add-ons (Mekka-hotel, extra bagage, etc.). Factuur automatisch gemaild, IBAN-betaling.

9:41
AR

Al-Hidayah Reizen

Klantportaal

Kies je pakket

Ramadan 2027

12 — 26 maart

Standaard

€2.250

4-sterren hotel · 10 dagen

Aanbevolen

Premium

€2.850

5-sterren · 280m van Haram

Extra dagen Madinah
Privé bus naar luchthaven
Reisleider 24/7

Aanbetaling 25%

€712,50

Restbedrag €2.137,50 · 30 dgn voor vertrek

3. Klantportaal

Een eigen mini-app voor je klant

Eigen branded portaal met jouw logo en kleuren — een reis-companion die klanten direct laat voelen dat dit bureau het op orde heeft.

  • Aftellen naar vertrek + reis-info (hotel, vluchten, kamer)
  • Afvinkbare paklijst zodat ze niks vergeten
  • Paspoort-scan uploaden + visum-status live volgen
  • Betaalstatus + termijnen helder in beeld
  • Du'a's, talbiyah en rituele-uitleg op één plek
  • Directe lijn naar de begeleider via WhatsApp
  • Slimme assistent voor onderweg-vragen, 24/7
9:41
AR

Al-Hidayah Reizen

Klantportaal

MF

Assalamoe ‘alaikoem, Mazin

Je portaal

Welkom Mazin, in sha Allah wordt jullie reis een gezegende ervaring. Wij zijn er voor al je vragen.

Volgende stap

Upload je paspoort-scan

Foto van de hoofdpagina is genoeg

57

dagen tot vertrek

Ramadan 2027 · 12 mrt

Wat wil je doen?

Mijn reis

Hotel Hyatt

Pakket

Premium · €2.450

Rituelen

Tawaf, sa'i

Paklijst

9/15 ingepakt

Praktisch

Eten, geld

Documenten

3/4 geüpload

Spiritueel

Du'a, intentie

Vraag

Direct antwoord

Bericht

Aan bureau

Jouw begeleider

Ustadh Omar

Stuur een WhatsApp
UMRAH

Ramadan 2027

12 mrt — 26 mrt · Hotel Hyatt Regency

Betaling

100%

€ 2.450 / € 2.450 — volledig voldaan

Paspoort + scan

Visum aangevraagd

Aanbetaling voldaan

Restbedrag voldaan

Vluchtticket

volgt 14 dgn voor

Kamerindeling

4. Vragen stellen

Slimme assistent of jouw team

Simpele vragen worden direct beantwoord uit jouw kennisbank. Persoonlijke vragen komen bij jouw team binnen — geen WhatsApp-overload meer.

9:41
AR

Al-Hidayah Reizen

Klantportaal

MF

Stel een vraag

Antwoord direct uit onze kennisbank

Bijv. Hoeveel km van Haram?

Max 10 vragen per uur

Jouw eerdere vragen

Hoeveel km van mijn hotel naar Haram?

Beantwoord1d geleden

Hotel Hyatt Regency ligt ~280 m van de Masjid al-Haram, in sha Allah. Te voet in ~5 min.

Hoe doe ik tawaf?

Beantwoord2d geleden

Klantportaal werkt op desktop, tablet en mobiel.

Rust voor jou.
Vertrouwen voor je klanten.

Geen losse tools meer. Geen kwijtgeraakte paspoorten. Geen seizoenspaniek. Eén overzichtelijke plek — voor jou én je pelgrims.

Voor jou

Excel-stress weg, avonden terug

Geen WhatsApp-uitleg meer 's avonds laat. Geen vergeten paspoorten. Geen seizoens-paniek. Alles overzichtelijk in jouw dashboard.

Voor je klanten

Geen onzekerheid, alleen voorbereiding

Eigen portaal met alle reis-info. Antwoorden zonder wachten. Paklijst, paspoort, betaling — op één rustig overzicht. Klanten voelen vanaf dag één: dit bureau heeft het op orde.

Lichter werk voor jou. Geruster voor je klanten — in shaa Allah.

Van de oprichter

Jouw bureau zorgt voor de belangrijkste reis in iemands leven. Je software hoort daarbij te passen. Wie nu start, loopt straks jaren voor in shaa Allah.

Geen verkoop-team. Geen targets. Mijn directe nummer en mijn volledige aandacht — zolang ik nog plek heb.

M

Mazin

Oprichter · UmrahManager

Plan een 15-min gesprek

Veiligheid & vertrouwen

Gebouwd met jouw klanten in gedachten

Paspoort-data versleuteld

Documenten in een privé Storage-bucket met versleuteling. Alleen jij en de klant kunnen erbij.

GDPR-compliant

EU-hosting (Frankfurt), audit-log op gevoelige acties, klant-data scheidbaar per agency.

Gebouwd door een broeder

Iemand uit dezelfde gemeenschap als jij. Snapt het werk, deelt de waarden — geen corporate tech-team.

Klaar voor je volgende seizoen?

30 dagen gratis proberen. Persoonlijke onboarding van Mazin zelf — gewoon helpen om je bureau live te krijgen.

Start gratis 30 dagen →Plan eerst een gesprek

Geen betaalkaart nodig · Reageert binnen een paar uur